Bytt instruktør eller avlys en time

Yulia våkner med sår hals og en time klokka 18:00 som hun skal holde. Kollegaen hennes, Roman, kan ta den. Yulia gir timen til ham i Grupy før frokost, og alle som har booket, får vite hvem som kommer i stedet. Hadde ingen vært ledig, kunne hun ha avlyst timen, og hvert klipp ville ha gått tilbake på klippekortet sitt.

Steg for steg

1. Åpne timen. I I dag, eller i Timeplan for en hvilken som helst dato, trykker du på Detaljer.
2. Vil du gi den fra deg, trykker du på Bytt instruktør. En merknad sier Dette endrer én dato: timeplanen beholder den vanlige instruktøren alle andre uker.
3. Velg hvem som tar timen. Under Hvem tar timen velger du en kollega. Den vanlige instruktøren er merket Har vanligvis denne timen, så du kan også sette vedkommende tilbake. Trykk på knappen med navnet – Tildel Roman – og Grupy bekrefter: Roman tar timen. Lukk lar alt være som det var. Alle på teamet står i listen, enten de vanligvis har timen eller ikke.
4. Det var det. Alle som har booket, får beskjed om hvem som tar timen, og at den går som vanlig. Den nye instruktøren ser den under I dag, merket Vikarierer for og navnet ditt.
5. Vil du heller avlyse den, trykker du på Avlys timen. Arket viser hvor mange som har booket: de får beskjed, og hvert klipp går tilbake på klippekortet sitt.
6. Skriv hvorfor, hvis du vil. Skriv en kort grunn under Grunn, kort fortalt; den sendes til alle som har booket. La feltet stå tomt hvis du helst ikke vil si det.
7. Bekreft. Trykk på Avlys og gi beskjed til 12 personer – tallet er antallet som har booket. Har ingen booket, heter knappen Avlys timen. Behold timen lar alt være som før. Etterpå sier Grupy Timen er avlyst og hvor mange klipp som gikk tilbake på klippekortene sine.

Timer uten instruktør

• En time som ingen underviser – fordi instruktøren har fravær, eller fordi ingen noen gang ble satt opp – vises med Ingen instruktør i Timeplan, med Tildel instruktør. Velg noen på samme måte.
• Til noen har tatt den, kan kundene verken se eller booke den.
• Tar ingen timen, blir den avlyst automatisk når den kommer innenfor studioets avbestillingsfrist, og alle som har booket, får beskjed. Hvor lang fristen er, avhenger av studioet.
• Skal du være borte i flere dager? Legg det inn under Fravær i Ledig tid, så viser Grupy hvilke timer det rammer. Se Sett opp ledig tid for privattimer.

Greit å vite

• Alle i teamet kan gjøre dette, for enhver time, helt til timen starter. Vikarer avtales ofte kolleger imellom.
• Honoraret følger den som underviser. Timen betaler instruktøren som tar den. En avlyst time gir ikke noe honorar. Se Slik beregnes honoraret ditt.
• Kundene taper ingenting når studioet avlyser en time: klippet går alltid tilbake på klippekortet.
• Bare én dato. Vil du endre hvem som vanligvis har en time, eller når den går, endrer eieren timeplanen. Se Lag timeplanen.

Undervis med Grupy