De trainer wijzigen of een les afgelasten

Yulia wordt wakker met een zere keel en moet om 18:00 lesgeven. Haar collega Roman kan de les overnemen. Nog voor het ontbijt draagt Yulia de les in Grupy aan hem over, en iedereen die geboekt heeft hoort wie er in haar plaats komt. Was er niemand beschikbaar geweest, dan had ze de les kunnen afgelasten, en was elke les teruggegaan op de lessenkaart.

Stap voor stap

1. Open de les. Tik in Vandaag, of in het Rooster voor een willekeurige datum, op Details.
2. Wil je hem overdragen, tik dan op Andere trainer. Een melding zegt Dit wijzigt één datum: het rooster houdt voor alle andere weken de vaste trainer.
3. Kies wie de les geeft. Kies onder Wie geeft de les een collega. Bij de vaste trainer staat Geeft deze les normaal, zodat je die ook weer terug kunt zetten. Tik op de knop met de naam — Roman toewijzen — en Grupy bevestigt: Roman geeft de les. Sluiten laat alles zoals het was. Iedereen in het team staat in de lijst, of die de les normaal geeft of niet.
4. Klaar. Iedereen die geboekt heeft, hoort wie de les geeft en dat hij gewoon doorgaat. De nieuwe trainer ziet de les bij Vandaag, met Invallen voor en jouw naam.
5. Wil je hem liever afgelasten, tik dan op Les afgelasten. Je ziet hoeveel mensen er geboekt hebben: zij krijgen bericht, en elke les gaat terug op de lessenkaart.
6. Zeg waarom, als je wilt. Schrijf een korte reden onder Waarom, in één zin; die wordt naar iedereen gestuurd die geboekt heeft. Laat het leeg als je het liever niet zegt.
7. Bevestig. Tik op Les afgelasten en 12 personen inlichten — het getal is het aantal mensen dat geboekt heeft. Heeft niemand geboekt, dan staat er op de knop Les afgelasten. Les laten doorgaan laat alles zoals het was. Daarna meldt Grupy Les afgelast en hoeveel lessen er teruggingen op de lessenkaarten.

Lessen zonder trainer

• Een les die niemand geeft — omdat de trainer afwezig is, of omdat er nooit iemand is aangewezen — staat in het Rooster met Geen trainer, en met Trainer toewijzen. Kies iemand op dezelfde manier.
• Zolang niemand de les overneemt, kunnen klanten hem niet zien of boeken.
• Neemt niemand hem over, dan wordt de les automatisch afgelast zodra de annuleringstermijn van de studio ingaat, en krijgt iedereen die geboekt heeft bericht. Hoe lang die termijn is, bepaalt de studio.
• Ben je een paar dagen weg? Zet het onder Afwezigheid op Beschikbaar, en Grupy laat zien welke lessen het raakt. Zie Je uren voor privélessen instellen.

Goed om te weten

• Iedereen in het team kan dit doen, voor elke les, tot de les begint. Invallen wordt vaak onderling tussen collega’s geregeld.
• De vergoeding gaat naar wie lesgeeft. De les betaalt de trainer die hem geeft. Een afgelaste les levert niets op. Zie Hoe je vergoeding wordt berekend.
• Klanten verliezen niets als de studio een les afgelast: de les gaat altijd terug op de lessenkaart.
• Alleen één datum. Wil je veranderen wie een les normaal geeft, of wanneer hij plaatsvindt, dan past de eigenaar het rooster aan. Zie Het rooster opbouwen.

Geef les met Grupy