Annuleringsregels

Iryna heeft een kleine pilatesstudio met acht matten per les. Als iemand een uur van tevoren annuleert, blijft de mat leeg en kan niemand van de wachtlijst nog op tijd komen. Ze wil dat klanten minstens twaalf uur van tevoren annuleren — en dat ze de regel kennen voordat ze boeken, niet pas daarna.

Stap voor stap

1. Open Beheer. Tik op het tabblad Studio op Beheer. Bij Annuleren zie je welke regel nu geldt, bijvoorbeeld Kosteloos tot 24 u van tevoren. Een nieuwe studio begint met 24 uur.
2. Tik op Annuleren.
3. Stel de uren in. Vul bij Kosteloos annuleren, uren van tevoren in hoeveel uur voor een les annuleren niet meer kosteloos is. Daarna kost annuleren de les. Vul 0 in als klanten tot aan het begin van de les kosteloos mogen annuleren.
4. Schrijf de regel in je eigen woorden. Wat klanten te lezen krijgen is niet verplicht: waarom de regel er is, wat je doet als iemand niet komt opdagen, hoe ze je kunnen bereiken. Klanten lezen het op je studiopagina onder Goed om te weten, en nog een keer als ze een groepsles annuleren.
5. Tik op Opslaan. De regel geldt meteen — ook voor lessen die al geboekt zijn, want Grupy controleert hem op het moment dat iemand annuleert.

Wat klanten zien

• Bij elke les staat Kosteloos annuleren tot met een datum en tijd. Is dat moment voorbij, dan staat er Annuleren · Vanaf nu kost het de les.
• Wie op tijd annuleert, ziet de knop Annuleren · les terug. Te laat wordt het Toch annuleren · 1 les kwijt, met Boeking houden als veilige keuze.
• Wie per ongeluk de verkeerde les heeft geboekt, kan dat zo’n twee minuten lang kosteloos terugdraaien, wat de regel ook is.
• Herinneringen vertellen klanten hoe lang annuleren nog kosteloos is. Hoe het er aan hun kant uitziet: Een boeking annuleren.

Als eigenaar zie je Goed om te weten niet op je eigen studiopagina. Wil je het lezen zoals klanten het zien, open dan Profiel → Bekijk deze studio als klant.

Goed om te weten

• Als de studio annuleert, geldt de regel niet. Gelast je een les af of sluit je de studio, dan krijgt iedereen die geboekt had de les terug. Zie Sluitingen en afwezigheid.
• Privélessen gebruiken dezelfde uren. Een klant die een betaalde privéles op tijd annuleert, krijgt te horen dat de studio het geld terug moet geven en het met hem of haar regelt. Annuleert iemand later, dan mag de studio de prijs houden. Grupy maakt het geld zelf niet over — noteer wat je teruggeeft onder Geld: betalingen, openstaande bedragen en terugbetalingen.
• Dezelfde uren bepalen wanneer een les zonder trainer wordt afgelast. Neemt niemand hem voor die tijd over, dan gelast Grupy de les af en laat het iedereen weten die geboekt had. Zie De trainer wijzigen of een les afgelasten.

Start je studio