Geld: betalingen, openstaande bedragen en terugbetalingen

De studio van Sofiia neemt online kaartbetalingen aan en contant geld aan de balie, en een paar klanten betalen per overschrijving. Op vrijdag wil ze weten wat er deze week binnenkwam en wie haar nog geld schuldig is — en de 600 noteren die ze heeft teruggegeven aan een klant die naar een andere stad is verhuisd.

Stap voor stap

1. Open Geld. Kies Deze week, Deze maand, Vorige maand of Kies data.
2. Lees de tegels. Ontvangen is wat er in de periode binnenkwam, verdeeld over Kaart, online, In de studio en Verkocht aan de balie, met Vorige periode: … eronder. Daarna komen Openstaand, Terugbetaald, Vergoeding trainers en Vooruitbetaald — lessen die betaald zijn maar nog niet gebruikt — en Aanwezig, Bezetting, Lessen en Klanten. Elke tegel opent het rapport dat erachter zit.
3. Bevestig geld dat in de studio is betaald. Een lessenkaart die gereserveerd is om in de studio of per overschrijving te betalen, blijft openstaan tot jij bevestigt dat er betaald is. Het snelst gaat dat via Vandaag → Actie nodig → Kateryna moet nog betalen voor een lessenkaart → Markeer als betaald; daarna heeft ze de rest van haar lessenkaart. Een privéles die ter plekke betaald is, werkt net zo: … heeft niet betaald → Markeer als betaald. De volledige lijst staat onder Geld → Openstaand, met Markeer als betaald naast elke lessenkaart en privéles.
4. Of bevestig het vanuit de verkoop. Tik in Geld → Verkopen en betalingen op de regel met Openstaand en dan op Bevestig dat het geld binnen is.
5. Registreer een terugbetaling. Tik in Verkopen en betalingen op de verkoop. Controleer onder Terugbetaling registreren het Bedrag — wat er nog terug te betalen is, staat al ingevuld — en schrijf een Reden. Zet Resterende lessen van de lessenkaart halen aan als de klant niets moet overhouden. Tik op Terugbetaling registreren.

Een terugbetaling is alleen een registratie

Terugbetaling registreren legt de terugbetaling vast. Er wordt niemand mee betaald: er gaat niets terug via de kaartaanbieder, en Grupy stuurt de klant geen bericht. Geef het geld zelf terug — contant, per overschrijving of vanuit het eigen account bij je kaartaanbieder — en registreer het hier, zodat de cijfers kloppen.

• De verkoop blijft zoals hij was. De terugbetaling verschijnt als een eigen regel en telt mee onder Terugbetaald.
• Je kunt een deel van een verkoop terugbetalen en later meer registreren, tot het bedrag dat betaald is.

Goed om te weten

• Openstaand en Vooruitbetaald tonen altijd de stand van vandaag, welke periode je ook kiest.
• Onder Openstaand staat ook een Betaling niet afgerond — een kaartbetaling die iemand begon maar niet afmaakte, niet meegeteld in het totaal — en elk Betaalprobleem, met Betaalinstellingen openen. Hoe je überhaupt geld ontvangt: Betalingen ontvangen.
• Een klant die een lessenkaart reserveert, kan er één les mee volgen voordat jij hem als betaald markeert, en kan maar één onbetaalde lessenkaart tegelijk hebben.
• De zes rapporten achter de tegels, en hoe je ze exporteert: Rapporten.

Start je studio