Sluitingen en afwezigheid

De studio van Yulia gaat in augustus drie dagen dicht omdat de vloer wordt vernieuwd. In september is haar trainer Nazar een week weg voor een wedstrijd. Ze wil dat klanten die op die dagen geboekt hebben het ruim op tijd horen — en dat de lessen van Nazar met iemand anders doorgaan.

Stap voor stap

1. Open Beheer → Sluitingen en afwezigheid. Alles wat al gepland is, staat onder Afwezigheid.
2. Tik op Afwezigheid toevoegen.
3. Kies Wie is er afwezig. Met Iedereen — studio gesloten gaat de studio dicht; kies je de naam van een trainer, dan plan je afwezigheid voor die trainer. Vanuit Beheer begint de lijst bij Iedereen — studio gesloten; open je hem vanuit de regel van een trainer in Team, dan begint hij bij die trainer.
4. Stel de data in. Vul Eerste dag en Laatste dag in. Gaat het maar om een paar uur, zet dan Maar een deel van de dag aan en vul Weg vanaf en Terug om in.
5. Zeg waarom. Bij een sluiting wordt Waarom, in één zin doorgegeven aan klanten in het bericht over hun afgelaste les.
6. Lees wat het raakt. Voordat je opslaat, zie je elke les in die periode en hoeveel mensen er per les geboekt zijn, bijvoorbeeld 3 lessen geraakt · 17 geboekt. Bij een sluiting staat er ook de waarschuwing De hele studio is dicht.
7. Tik op Afwezigheid opslaan.

Wat er daarna gebeurt

• De studio is gesloten. Elke boeking in die periode wordt meteen geannuleerd, de les gaat terug op elke lessenkaart, wat je annuleringsregels ook zeggen, en iedereen die geboekt had krijgt bericht. Een dag die van begin tot eind dicht is, staat op het rooster als De studio is op deze dag gesloten. In die periode kunnen geen privélessen worden geboekt.
• Een trainer is afwezig. Zijn of haar lessen blijven staan, met alle boekingen, maar nieuwe klanten kunnen ze pas zien of boeken als iemand anders lesgeeft. Bij Vandaag → Actie nodig staat dan Boksen heeft geen trainer → Iemand toewijzen. Neemt niemand de les over voordat je annuleringstermijn ingaat, dan gelast Grupy de les af en laat het iedereen weten die geboekt had. Zie De trainer wijzigen of een les afgelasten.
• Trainers kunnen hun eigen afwezigheid plannen op hun tabblad Beschikbaar. Die verschijnt ook in deze lijst.

Wijzigen of intrekken

• Tik op een periode in de lijst: Afwezigheid wijzigen, dan Wijzigingen opslaan. Verschuift een sluiting naar andere dagen, dan wordt alles wat er nu onder valt geannuleerd, alsof de sluiting daar vanaf het begin had gestaan.
• Of tik op Liever intrekken. Deze afwezigheid intrekken? laat zien welke lessen dan weer doorgaan; kies Intrekken of Laten staan.
• Boekingen die een sluiting al heeft geannuleerd, blijven geannuleerd: die klanten hebben bericht gekregen en hun lessen teruggekregen.

Onder Afwezigheid staan Wanneer ik werk, Wat ik vraag en Welke lessen ik geef — die van jezelf, voor privélessen die je zelf geeft. Die van een trainer vind je onder Team → de naam van de trainer → Uren, prijzen en afwezigheid, met de naam van de trainer erboven, bijvoorbeeld Wanneer Anna werkt; zie Je uren voor privélessen instellen.

Start je studio