Incassi: pagamenti, somme da incassare, rimborsi

Lo studio di Sofiia accetta carte online e contanti alla reception, e alcuni clienti pagano con bonifico. Il venerdì vuole sapere cosa è entrato questa settimana e chi le deve ancora dei soldi — e annotare i 600 che ha restituito a una cliente che si è trasferita in un’altra città.

Passo passo

1. Apri Incassi. Scegli Questa settimana, Questo mese, Mese scorso o Scegli le date.
2. Leggi i riquadri. Incassato è ciò che è arrivato nel periodo, diviso in Carta, online, In studio e Venduto alla reception, con Periodo precedente: … sotto. Poi vengono Da incassare, Rimborsato, Compensi trainer e Pagato in anticipo — lezioni pagate e non ancora usate — e Presenti, Occupazione, Lezioni e Clienti. Ogni riquadro apre il report che c’è dietro.
3. Conferma i soldi pagati in studio. Un abbonamento prenotato con pagamento in studio o con bonifico resta da incassare finché non lo confermi. La via più rapida è Oggi → Da gestire → Kateryna deve pagare un abbonamento → Segna come pagato; a quel punto lei ha a disposizione il resto dell’abbonamento. Una lezione individuale pagata di persona funziona allo stesso modo: … non ha pagato → Segna come pagato. L’elenco completo è in Incassi → Da incassare, con Segna come pagato accanto a ogni abbonamento e lezione individuale.
4. Oppure confermalo dalla vendita. In Incassi → Vendite e pagamenti, tocca la riga segnata Da incassare, poi Conferma l’incasso.
5. Registra un rimborso. In Vendite e pagamenti, tocca la vendita. Sotto Registra un rimborso, controlla l’Importo — quanto resta da rimborsare è già inserito — e scrivi un Motivo. Attiva Togli le lezioni rimaste dall’abbonamento se al cliente non deve restare nulla. Tocca Registra il rimborso.

Un rimborso è solo una registrazione

Registra un rimborso annota il rimborso. Non paga nessuno: nulla torna indietro attraverso il circuito della carta, e Grupy non scrive al cliente. Restituisci tu i soldi — in contanti, con bonifico o dal pannello del tuo provider di pagamento — e registralo qui perché i conti tornino.

• La vendita resta com’era. Il rimborso compare come riga a sé e viene contato sotto Rimborsato.
• Puoi rimborsare una parte di una vendita e registrare altro più avanti, fino a quanto è stato pagato.

Buono a sapersi

• Da incassare e Pagato in anticipo mostrano sempre la situazione di oggi, qualunque periodo tu abbia scelto.
• Da incassare elenca anche un eventuale Pagamento non completato — un pagamento con carta che qualcuno ha iniziato e non ha concluso, non conteggiato nel totale — e ogni Problema di pagamento, con Apri le impostazioni di pagamento. Come ricevere i soldi fin dall’inizio: Ricevere i pagamenti.
• Un cliente che prenota un abbonamento può usarne una lezione prima che tu lo segni come pagato, e può avere un solo abbonamento non pagato alla volta.
• I sei report dietro i riquadri e le loro esportazioni: Report.

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