Finanzen: Zahlungen, offene Beträge, Erstattungen

Sofiias Studio nimmt online Kartenzahlungen und am Empfang Bargeld an, und ein paar Kunden zahlen per Überweisung. Am Freitag will sie wissen, was diese Woche eingegangen ist und wer ihr noch etwas schuldet – und die 600 festhalten, die sie einer Kundin zurückgegeben hat, die in eine andere Stadt gezogen ist.

Schritt für Schritt

1. Öffne „Finanzen“. Wähle Diese Woche, Dieser Monat, Letzter Monat oder Zeitraum wählen.
2. Lies die Kacheln. Eingenommen ist, was im Zeitraum eingegangen ist, aufgeteilt in Karte, online, Im Studio und Am Empfang verkauft, darunter Vorheriger Zeitraum: …. Dann folgen Offen, Erstattet, Trainerhonorare und Vorausbezahlt – bezahlte, noch nicht genutzte Einheiten – sowie Anwesend, Auslastung, Kurse und Kunden. Jede Kachel öffnet den Bericht dahinter.
3. Bestätige Zahlungen im Studio. Eine Kurskarte, die zur Zahlung im Studio oder per Überweisung reserviert wurde, bleibt offen, bis du die Zahlung bestätigst. Am schnellsten geht das über Heute → Braucht dich → Kateryna muss eine Kurskarte bezahlen → Als bezahlt markieren; danach hat sie den Rest ihrer Kurskarte. Ein vor Ort bezahltes Einzeltraining funktioniert genauso: … hat nicht bezahlt → Als bezahlt markieren. Die vollständige Liste findest du unter Finanzen → Offen, mit Als bezahlt markieren neben jeder Kurskarte und jedem Einzeltraining.
4. Oder bestätige es über den Verkauf. Tippe unter Finanzen → Verkäufe und Zahlungen auf die Zeile mit der Markierung Offen und dann auf Zahlungseingang bestätigen.
5. Erfasse eine Erstattung. Tippe unter Verkäufe und Zahlungen auf den Verkauf. Prüfe unter Erstattung erfassen den Betrag – was noch zu erstatten ist, steht schon drin – und schreib einen Grund dazu. Schalte Restliche Einheiten von der Kurskarte abziehen ein, wenn der Kunde nichts behalten soll. Tippe auf Erstattung erfassen.

Eine Erstattung ist nur ein Eintrag

Erstattung erfassen schreibt die Erstattung auf. Es zahlt niemandem etwas aus: Über den Kartenanbieter geht nichts zurück, und Grupy benachrichtigt den Kunden nicht. Gib das Geld selbst zurück – bar, per Überweisung oder über das Konto bei deinem Kartenanbieter – und erfasse es hier, damit die Zahlen stimmen.

• Der Verkauf bleibt, wie er war. Die Erstattung erscheint als eigene Zeile und zählt unter Erstattet.
• Du kannst einen Teil eines Verkaufs erstatten und später weitere Beträge erfassen, bis zur Höhe des bezahlten Betrags.

Gut zu wissen

• Offen und Vorausbezahlt zeigen immer den heutigen Stand, egal welchen Zeitraum du gewählt hast.
• Unter Offen stehen auch ein Bezahlvorgang nicht abgeschlossen – eine begonnene, aber nicht beendete Kartenzahlung, die nicht zur Summe zählt – und jedes Zahlungsproblem, mit Zahlungseinstellungen öffnen. Wie du überhaupt Geld annimmst: Zahlungen annehmen.
• Wer eine Kurskarte reserviert, kann einen Kurs damit besuchen, bevor du sie als bezahlt markierst, und kann immer nur eine unbezahlte Kurskarte gleichzeitig haben.
• Die sechs Berichte hinter den Kacheln und ihre Exporte: Berichte.

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