Fermetures et absences

Le studio de Yulia ferme trois jours en août, le temps de refaire le parquet. En septembre, son coach Nazar part une semaine en compétition. Elle veut que les clients inscrits ces jours-là soient prévenus à temps — et que les cours de Nazar aient lieu avec quelqu’un d’autre.

Pas à pas

1. Ouvrez Réglages → Fermetures et absences. Tout ce qui est déjà prévu figure sous Congés.
2. Touchez Ajouter des congés.
3. Choisissez Qui est absent. Tout le monde — studio fermé ferme le studio ; le nom d’un coach enregistre ses congés à lui. Depuis Réglages, la liste s’ouvre sur Tout le monde — studio fermé ; ouverte depuis la ligne d’un coach dans Équipe, elle s’ouvre sur ce coach.
4. Fixez les dates. Remplissez Premier jour et Dernier jour. Pour quelques heures seulement, activez Une partie de la journée seulement et indiquez Absent(e) à partir de et De retour à.
5. Donnez la raison. Pour une fermeture, La raison, en une ligne est transmise aux clients dans le message sur leur cours annulé.
6. Regardez ce qui est touché. Avant d’enregistrer, la fiche liste tous les cours de cette période et le nombre d’inscrits à chacun, par exemple 3 cours touchés · 17 inscrits. Une fermeture avertit aussi : Tout le studio est fermé.
7. Touchez Enregistrer les congés.

Ce qui se passe ensuite

• Le studio est fermé. Toutes les réservations de cette période sont annulées aussitôt, la séance revient sur chaque abonnement quoi que disent vos conditions d’annulation, et toutes les personnes inscrites sont prévenues. Un jour fermé du début à la fin apparaît sur le planning avec la mention Le studio est fermé ce jour-là. Aucune séance individuelle ne peut être réservée pendant cette période.
• Un coach est absent. Ses cours sont maintenus, avec les réservations de chacun, mais les nouveaux clients ne peuvent ni les voir ni les réserver tant que quelqu’un d’autre ne les anime pas. Aujourd’hui → Vous attend affiche Boxe n’a personne pour l’animer → Affecter quelqu’un. Si personne ne le reprend avant le début de votre délai d’annulation, Grupy annule le cours et prévient toutes les personnes inscrites. Voir Changer de coach ou annuler un cours.
• Les coachs peuvent enregistrer leurs propres congés dans leur onglet Disponibilité. Ils apparaissent aussi dans cette liste.

Modifier ou annuler

• Touchez une période dans la liste : Modifier l’absence, puis Enregistrer les modifications. Si une fermeture est déplacée à d’autres jours, tout ce qu’elle couvre désormais est annulé comme si elle avait été créée là.
• Ou touchez Plutôt l’annuler. Annuler ces congés ? indique quels cours sont rétablis ; choisissez Annuler ou Garder.
• Les réservations qu’une fermeture a déjà annulées le restent : ces clients ont été prévenus et ont récupéré leurs séances.

Sous Congés se trouvent Quand je travaille, Mes tarifs et Ce que j’anime — les vôtres, pour les séances individuelles que vous donnez vous-même. Ceux d’un coach sont sous Équipe → son nom → Horaires, tarifs et absences, avec son nom dans les titres, par exemple Quand Anna travaille ; voir Définir vos horaires de séances individuelles.

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